செவ்வாய், 1 ஏப்ரல், 2014

ஜி-மெயில்


நம்முடைய ஜிமெயில் கணக்கு உள்ள திரையை தோன்றசெய்து  அதில் உள்நுழைவுசெய்திடுக
http://vikupficwa.files.wordpress.com/2012/08/70-9-1.jpg?w=300&h=16970.9.1
2)  உடன்தோன்றிடும் திரையில் Security என்ற திரையை தோன்றசெய்து அதில் 2step  verification  என்ற வாய்ப்பினை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக
3)பிறகு தோன்றிடும்  அடுத்த திரையில் குறுஞ்செய்தியாக அனுப்புவதற்கான நம்முடைய செல்லிடத்து பேசியின்  எண் அல்லது குரலொலிக்கான  android, blackberry and iPhone  ஆகிவற்றிலொரு எண்  ஆகிய இரண்டில் ஒன்றை   உள்ளீடுசெய்க இங்கு குறுஞ்செய்தியாக அனுப்புவதற்கான  செல்லிடத்து பேசியின்  எண்  வழங்கபட்டுள்ளது
 http://vikupficwa.files.wordpress.com/2012/08/70-9-2.jpg?w=300&h=21870.9.2
4) பின்னர் Send Code option என்ற வாய்ப்பை தெரிவுசெய்து கொள்க  உடன் உள்நுழைவுசெய்வதற்கான குறியீட்டெண் நம்முடைய செல்லிடத்து பேசிக்கு குறுஞ்செய்தியாக வந்துவசேரும் அதனை அதற்கான உரைபெட்டியில் உள்ளீடுசெய்து அடுத்த திரைக்கு செல்க
5) அடுத்து தோன்றிடும் திரையில் நம்முடைய செல்லிடத்து பேசிதொலைந்துபோனால் காப்புநகல் செய்வதற்கான குறியீட்டெண்களை திரையில் பிரதிபலிக்கும் அதனைஅச்சிட்டு வைத்துகொள்க
http://vikupficwa.files.wordpress.com/2012/08/70-9-3.jpg?w=300&h=26970.9.3
 6) அதுமட்டுமல்லாது அடுத்து தோன்றிடும் திரையில் இரண்டாவதாக மற்றொரு செல்லிடத்து பேசிஎண்ணை உள்ளீடுசெய்திடுக  இதன்பின் turn on 2-step verification என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக .
http://vikupficwa.files.wordpress.com/2012/08/70-9-4.jpg?w=300&h=10170.9.4
7) இதன்பின்  மீண்டும் அனைத்து கணக்குகளும் முதலில் இருந்து மறுதொடக்கம் செய்யவேண்டும் என்ற எச்சரிக்கை செய்திபெட்டியில் ok என்ற பொத்தானை  தெரிவுசெய்து சொடுக்குக
http://vikupficwa.files.wordpress.com/2012/08/70-9-5.jpg?w=300&h=8070.9.5
8 )இதன்பின் இணையஉலாவியில் நம்முடைய கணக்கினை மறுதொடக்கம் செய்தால் நம்முடைய செல்லிடத்துபேசிக்கு வரும் குறுஞ்செய்தியில் உள்ள குறியீட்டு எண்களை உள்ளீடுசெய்து verifyஎன்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்கியபின்னரே  நம்முடைய கணக்கு உள்ள திரைக்கு செல்லமுடியும்
http://vikupficwa.files.wordpress.com/2012/08/70-9-62.jpg?w=300&h=15670.9.6
இவ்வாறு நம்முடைய ஜிமெயில் கணக்கினை இரண்ட்டுக்கு பாதுகாப்பில் அமைத்திடுக

எந்தவொரு நிறுவனத்திலும் மின் ஆவணங்களை நிருவகிப்பது என்பது மிக சிக்கலான செயலாகும் ஏனெனில் ஒருவர் எக்செல் கோப்பினையும் மற்றொருவர் அக்சஸ் கோப்பினையும் பிரிதொருவர் பவர் பாயின்ட் கோப்பினையும் மற்றொருவர் வேர்டு கோப்பினையும் பயன்படுத்தி வருவார்கள்
இவைகளுள் சிலர் எம்எஸ்ஆஃபிஸ்2003 பதிப்பிலும் வேறுசிலர் எம்எஸ்ஆஃபிஸ்2007 பதிப்பிலும் மற்றும் சிலர் எம்எஸ்ஆஃபிஸ் 2010 பதிப்பிலும் என இதனுடைய பல்வேறுவகையான பதிப்புகளிலும் இன்னும் சிலர் ஓப்பன் ஆஃபிஸ் என்றவாறு பல்வேறுவகையில் பயன்பாடுகளையும் செயல்படுத்தி பயன்படுத்தி வரும் நிலையில் இந்த ஆவணங்களின் பெயர் அவை இருக்கும் நினைவக இடம் அவைகளின் பதிப்பு எண் போன்றவைகளை நினைவில் இருத்தி கொண்டு இந்த மின் ஆவணங்களை நிருவகிப்பது என்பது மிகசிக்கலானதும் கடினமானதும் ஆன பணியாகும் இவ்வாறான நிலையில் OpenKMஎன்பது இணையத்தில் இந்த ஆவணங்களை நிருவகிப்பதற்கான மிகச்சிறந்த திறமூல கருவியாக விளங்குகின்றது இதனை இயக்கி பயன்படுத்திகொள்ள jBossஎன்ற இணையசேவையாளரை(web server) இது பயன்படுத்தி கொள்வதால் இதற்கென தனியான இணையசேவையாளர்(web server) எதுவும் நமக்குத் தேவையில்லை ஆயினும் JDK 1.6என்பது மட்டும் நம்முடைய கணினியில் நிறுவபட்டுள்ளதாவென உறுதிபடுத்திகொள்கபின்னர் http://localhost:8080/OpenKM/என்ற முகவரியில் இதனை அனுகி run.sh -b 0.0.0.0என்ற வாறு கட்டளைகளை இயக்குவதன் மூலம் இதனை செயல்படுத்தலாம்
இந்த இணையதளத்தின் முகப்பு பக்கத்தினை நாம் அனுகுவதற்கான இயல்புநிலை பயனாளர் OkmAdminபெயர் கடவுச்சொற்கள்admin ஆகும் இதனை பயன்படுத்தி இதில் உள்நுழைவு செய்தபின் நம்மை பற்றிய விவரங்களை இதனுடைய Administration என்ற தாவியினுடைய திரையில் profileஎன்ற உருவ பொத்தானை தெரிவுசெய்துசொடுக்கி உள்ளீடு செய்து நமக்கென தனியாக இடத்தை ஒதுக்கீடு செய்து கொள்க பின்னர் profileஎன்ற உருவ பொத்தானிற்கு அருகிலுள்ள usersஎன்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் users list என்ற திரைக்கு நம்மை அழைத்து செல்லும் அங்கு add usersஎன்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்கி புதிய பயனாளர் விவரங்களை users details என்ற பகுதியில் உள்ளீடு செய்து சேர்த்து கொள்க இவ்வாறு users list -ல் சேர்க்கும் ஒவ்வொரு பயனாளரும் என்னென்ன பணியினை செய்யமுடியும எனக்குறிப்பிடுவதற்கு Rolesஎன்ற பக்கத்தில் குறிப்பிடுக.
இதன் பின்னர் அனைத்து வகையான ஆவணங்களையும இந்த தளத்தில் மேலேற்றிய பின் ஏதேனுமொரு ஆவணத்தை தெரிவுசெய்து Security என்ற தாவியனுடைய திரைக்கு சென்று அதன் தனித்தன்மை அந்த ஆவணத்தை பயன்படுத்தும் பயனாளரினுடைய Roles ஆகியவற்றை அறிந்து தேவையானால் இந்த Rolesஐ மாற்றியமைத்து கொள்ளமுடியும் இதன்பின்னர் பயனாளர் தம்முடைய ஆவணத்தில் மாறுதல் ஏதேனும் செய்தால் admin மூலம் என்ன திருத்தம் எப்போது செய்யபட்டது என்பன போன்று அறிந்து கொள்ளமுடியும் ஒரேசமயத்தில் admin உம் பயனாளரும் ஒரே ஆவணத்தை பார்வையிட்டு சரிபார்த்து தேவையெனில் திருத்தம் செய்து பதிவேற்றம் செய்யமுடியும் அதனை தொடர்ந்தும் அந்த ஆவணத்தின் பதிப்பையும் சரிபார்த்து நிருவகிக்கமுடியும் குறிப்பிட்ட ஆவணம் சரியாக உள்ளது பயனாளர் இதற்கு பிறகு திருத்தம் செய்யதேவையில்லை எனில் அதனை lockசெய்துவிடலாம்
இந்த OpenKmஆனது ஆவணங்களை நிருவகிப்பதற்கு மட்டுமன்று அந்த நிறுவனத்தி னுடைய workflow ,mails,chat போன்றவைகளையும் நிருவகிக்க துனைபுரிகின்றது
http://vikupficwa.files.wordpress.com/2012/05/openkm-1.gif?w=300&h=225
நம்முடைய பணியிடத்தில் எந்த நேரத்திலும் எங்கு வேண்டுமானாலும் மின்னஞ்சலை உருவாக்கி அதனுடன் தேவையான கோப்பினை இணைத்து அனுப்பிவிடலாம் என்ற வசதி இருந்தாலும்  அதனால் வைரஸ் தாக்குதல்  பிஷ்ஷுங் இணைப்பு ஏற்படுத்தி போலியான இணையதளத்திற்கு நம்மை அழைத்துசென்று நம்முடைய சொந்த தகவலை அபகரித்து கொள்ளுதல்  என்பன போன்ற ஏராளமான தீங்குகள் நமக்கு இந்த மின்னஞ்சல் வாயிலாக ஏற்பட வாய்ப்புள்ளது   இந்த பாதிப்புகளை தனிநபருக்கு ஏற்படாமல் தவிர்ப்பதற்காக Google , Facebook ஆகிய தளங்கள் DMARC என்ற செந்தரத்தை பராமரிக்கின்றன  இது எப்படி இருந்தாலும் பின்வரும் ஐந்து வழிமுறைகளில் நம்முடைய மின்னஞ்சல் பாதுகாப்பானதாக இருக்குமாறு பராமரிக்கமுடியும்  
2.1கடவுச்சொற்களால் பாதுகாத்தல் மடிக்கணினி அல்லது தனியாள் கணினி பயன்படுத்துவோர்  மின்னஞ்சல் தளத்திற்கு சென்று பார்வையிடுவதற்கு  பதிலாக Outlook ,Thunderbird என்பன  வசதிமூலம் கணினியை இயக்கியவுடன் தானாகவே நம்முடைய மின்னஞ்சல் பதிவிறக்கம் ஆகுமாறு செய்துவிடுவார்கள் இதன்மூலம் நம்முடைய மடிக்கணினியை அல்லது தனியாள் கணினியை யார்வேண்டுமாணாலும் இயக்க தொடங்கியவுடன் பதிவிறக்கம் ஆகி மின்னஞ்சலை பார்வையிடும் அபாயம் உள்ளது அவ்வாறே நம்முடைய கைபேசியிலும்நம்முடைய மின்னஞ்சலை பதிவிறக்கம் ஆகுமாறு செய்திருப்போம் யாரேனும் ஒருவர் நம்முடைய கைபேசியில் பதிவிறக்கம் ஆகும் மின்னஞ்சலை பார்வையிடும் அபாயம் உள்ளது   அதனால் நம்முடைய மின்னஞ்சலை  கடவுச்சொற்களின் மூலமாகமட்டுமே திறந்து பாரக்கமுடியும் என்றவாறு அமைத்திடுக
2.2 மிகவலுவான கடவுச்சொற்களால் பாதுகாத்தல்  மின்னஞ்சலை கடவுச்சொற்களால் பாதுகாப்பு செய்கின்றேன் என மிக சுலபமாக யூகிக்கத்தக்கதாகவோ அல்லது ஓரிரு எழுத்துகளிலோ இல்லாமல் குறைந்து எட்டு எழுத்துகள் வருமாறும் அவைகளுள் சிறிய எழுத்தும் ,பெரிய எழுத்தும் ,எண்களும், சிறப்பு குறியீடும் கலந்ததாக இருக்குமாறு அமைத்திடுக. .இந்த கடவுச்சொற்களை யூகித்து உடைத்தெரிவதற்காக சிறிய எழுத்துகளெனில் ஒருசிலநிமிடங்களிலும் சிறிய எழுத்துடன் பெரிய எழுத்தும்  கலந்தது எனில் ஒருசில நாட்களிலும் அதனுடன் எண்களும் கலந்ததுஎனில் ஒருசில வருடங்களிலும் அதனுடன் சிறப்பு குறியீடும் சேர்நததுஎனில் பல்லாயிரக்கணக்காண ஆண்டுகள்   ஆகும்   அதனால் கடவுச்சொற்களானது  சிறிய எழுத்துடன் பெரிய எழுத்தும்  .எண்களும் சிறப்பு குறியீடும் சேர்ந்த கலவையாக குறைந்தது எட்டு எழுத்துகளுடன் அமைத்திடுக அதுவே மிகவலுவான பாதுகாப்பாகும்
2.3  HTTPS என்ற வழிமுறையை பின்பற்றுதல்  இந்த HTTPS இணையதளத்தில் உள்ள  மின்னஞ்சலானது முதலில்  குறியீடுகளாக உருமாற்றும் (encrypts) செய்யபட்டு அதன் பின்னரே இம்மின்னஞ்சல் அனுப்பபடுகின்றது இதனால் நம்முடைய மின்னஞ்சலை யாரும் குறுக்கே புகுந்து அபகரித்து அதனை decrypts செய்யாமல்  படித்தறியமுடியாது
2.4 மின்னஞ்சலுடன் கோப்புகளை இணைப்பாக அனுப்புவதை தவிர்த்திடுக எந்தவொரு மின்னஞ்சலுடன் உள்ள இணைப்பு கோப்பை முதலில் அதனை  viruses , malware ஆகியவை சேராமல் பாதுகாப்பாக உள்ளதாவென வருடி ஆய்வுசெய்து அதன்பின்னரே அதனுடைய இணைப்பு கோப்பினை திறக்க முயற்சிக்கவும்  அதற்கு பதிலாக கோப்பினை  மற்றவர்களுக்கு Box.com or Dropbox, ஆகிய வசதிமூலம் அனுப்புவதே  மிகபாதுகாப்பான வழியாகும்
2.5 பிஷ்ஷிங்கிலுருந்து பாதுகாத்திட  நமக்குவரும் மின்னஞ்சலின் இணைப்பை தொடரும்போது  போலியான இணையதளத்திற்கு நம்மை அழைத்துசென்று  அங்கு  உள்நுழைவு செல்வதற்காக நம்முடைய சொந்த தகவலை கோரும்போது அது நம்பகமான தளமாஎன சரிபார்த்திட முடியாமல் நாம் அபாய புதைகுழி்க்குள் மூழ்கிடுவோம் இந்த பிஷ்ஷிங் தாக்குதலிலிருந்து தற்காத்திட இவ்வாறான போலியான இணைப்பு தளத்திற்கு செல்வதை தவிர்த்திடுமாறு அறிவுரை வழங்கபடுகின்றது அல்லது சமீபத்தில் மின்னஞ்சல் சேவையை வழங்கும் இணைய தளங்களுக்காக அறிமுகபடுத்திய  DMARC என்ற  செந்தரத்தை அவை பின்பற்றுகின்றனவாவென சரிபார்த்திடுக.
இப்போதெல்லாம் ஏராளமான நச்சுநிரல்கள் மின்னஞ்சலுடன் இணைப்பாக அதுவும் நமக்கு மிகவும் அறிமுகமான நம்முடைய  நண்பர்களின் முகவரியிலிருந்து கூட வருகின்ற மின்னஞ்சலுடன் சேர்ந்து வருகின்றன. அவ்வாறான நச்சுநிரல்கள் நமக்கு அதிக இழப்பையும் சிரமத்தையும் வழங்குகின்றன. இதனை தவிர்ப்பது எவ்வாறு என இப்போது காண்போம்  முதலில் நம்முடைய மின்னஞ்சலின் முகவரி பட்டியலில் முதல் மின்னஞ்சல் விவரமாக  பின்வருமாறு உள்ளீடுசெய்து கொள்க
Name:!abc
e.mail ID; !0000@abc.xyz
.இந்த மின்னஞ்சல் முகவரியின் முதலெழுத்து சிறப்புகுறியீடாகவும் அதனை தெடர்ந்து எண்களும்  !0000@abc.xyzஎன்றவாறு இருக்குமாறு பார்த்து கொள்க  பொதுவாக நச்சுநிரலானது நம்முடைய மின்னஞ்சலின் முகவரிபுத்தகத்திலுள்ள அனைத்து முகவரியிலும் இணைந்திடுமாறு செய்யபட்டிருக்கும் அவ்வாறே  நாம் உருவாக்கி சேர்த்த இந்த புதிய முகவரியுடனும்  நச்சுநிரல்கள் இணைந்திருக்கும்  இந்த முகவரியை நம்முடைய கணினி அங்கீகரி்க்காது   yahooபோன்ற மிக பிரபலமான   மின்னஞ்சல் சேவையாளரின் முகவரி புத்தகத்தில் இதனை சேர்த்தபின் இந்த முகவரிக்கு ஒரு காலியான மின்னஞ்சலை அனுப்புக அவ்வளவுதான்  இதன்பின்னர் எந்தவொரு நச்சுநிரலும் நம்முடைய மின்னஞ்சல் முகவரியிலிருந்து இணைப்பாக செல்லாது  என்பதை நினைவில் கொள்க

ஒவ்வொரு நாளும் புது புது வசதிகளை ஜிமெயிலில் அறிமுக படுத்துவதால் நம்மில் பெரும்பாலானோர் இந்த ஜிமெயிலை பயன்படுத்துகிறோம்.  நமக்கு ஏதேனும் முக்கியமான மின்னஞ்சல் வந்துள்ளதா என்றும் அல்லது யாருக்கேனும் முக்கிமாக ஒரு மின்னஞ்சலை அனுப்ப வேண்டும் என்றும் விரும்பும்  நேரம் பார்த்து நம்முடைய கணினியில் இணைய இணைப்பு துண்டிக்க பட்டிருக்கும் அல்லது நாம் வேறு எங்காவது பயனித்து கொண்டிருப்போம் நம்முடைய மடிக்கணினியிலும் இணைய இணைப்பு இருக்காது ஆயினும் உடனடியாக  மின்னஞ்சலை கையாளவேண்டும் என எண்ணிடுவோம்  அது போன்ற சமயங்களில் நமக்கு உதவி செய்வதற்காக இணைய இணைப்பில்லாத போதும் மின்னஞ்சலை கையாளுவதற்கான கூகுள் ஒரு அருமையான வசதியை வைத்துள்ளது.
இதற்காக நம்முடைய கணினியில்  கூகுள் குரோம் உலாவியை  பயன்படுத்திடுக.  அடுத்து https://chrome.google.com/webstore/detail/ejidjjhkpiempkbhmpbfngldlkglhimk என்ற தளத்திற்கு சென்று  Offline Google Mail என்ற நீட்சியை அந்த  உலாவியில் நிறுவுகை செய்திடுக.
http://vikupficwa.files.wordpress.com/2011/10/116.jpg?w=5351.
உடன் உலாவியில் ஒரு புதிய தாவி(tab) உருவாகும் அல்லது  முயற்சிசெய்து புதிய தாவி (New tab) ஒன்றை உருவாக்கிடுக.
பின்னர் தற்பொழுது நாம் இணைத்த Offline Google Mail என்ற குறும்படத்தை தெரிவு செய்து சொடுக்குக.
உடன்தோன்றிடும் திரையில் Allow Offline Mail என்ற வாய்ப்பை தேர்வு செய்திடுக.
http://vikupficwa.files.wordpress.com/2011/10/211.jpg?w=5352.
 இதே திரையின் கீழ் பகுதியில் நம்முடைய மின்னஞ்சலின் பெயரை சுட்டிகாட்டிடும் அதனை தேர்வு செய்து கொண்டு Continue என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக.
உடன் நம்முடைய மின்னஞ்சல் பெட்டியானது திரையில் தோன்றி நமக்கு இதுவரையிலும்   வந்த அனைத்து மின்னஞ்சல்களையும் பட்டியலாக  காட்டும்.
http://vikupficwa.files.wordpress.com/2011/10/37.jpg?w=5353
இதில் வழக்கமாக மின்னஞ்சல்களை கையாளுவதுபோன்று அனைத்து பணிகளையும் செயல்படுத்தலாம் மேலும் இதிலுள்ள Menu என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்கினால் பின்வரும் படத்திலுள்ளவாறு இணைய இணைப்பில்லாதபோது கூட  மேலும் ஏராளமான பணிகளை ஆற்றுவதற்கான வசதியை வழங்குகின்றது.
http://vikupficwa.files.wordpress.com/2011/10/46.jpg?w=5354
இவ்வாறு எண்ணற்ற வசதிகளையும்  இணைய இணைப்பு இல்லாமேலேயே நம்முடைய ஜிமெயில் கணக்கை நம்முடைய கணினியை பயன்படுத்தி செயல்படுத்திடமுடியும்.
மின்னஞ்சல் கையாளும் பொறுப்பை ஒப்படைத்தல்.
ஜிமெயிலில் வேறொரு நபர் நமக்குபதிலாளாக நம்முடைய பிரதிநிதியாக இருந்து நமக்கு வரும் மின்னஞ்சலை படித்திடவும் பதில்அனுப்பிடவும் நீக்கம் செய்திடவும் இந்த delegation என்ற வசதி அனுமதிக்கின்றது. அதாவது ஒரு குடும்பத்தலைவரின் மின்னஞ்சல்பெட்டியை மற்ற குடும்ப உறுப்பினர்களும் ,அவ்வாறே ஒரு நிறுவனத்தின் தலைமை நிருவாகியின் மின்னஞ்சல் பெட்டியை மற்ற துனைத்தலைமை அல்லது துறைத்தலைவர்களும் கையாளுவதற்கு அனுமதிக்கின்றது  ஆனால் இந்த வசதியானது இவ்வாறான பதிலாளை கலந்துரையாடல் செய்யவோ மின்னஞ்சல் கணக்கின் அமைவையும் கடவுச்சொல்லையும் மாறுதல் செய்யவோ அனுமதிக்காது.
.
இதற்காக நம்முடைய மின்னஞ்சல் பெட்டியை திறந்துகொள்க.பின்னர் மேலே வலதுபுற மூலையிலுள்ள gear என்ற குறும்படத்தை தெரிவுசெய்து சொடுக்கியவுடன் விரியும் கீழிறங்கு பட்டியில் Mail Settings என்ற (படம்-1) கட்டளையை தெரிவு செய்து சொடுக்குக.
 http://vikupficwa.files.wordpress.com/2011/10/15.jpg?w=535படம்-1
பின்னர்தோன்றிடும் Settings என்ற(படம்-2) திரையில் Accounts and Import என்ற தாவியின் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக
 http://vikupficwa.files.wordpress.com/2011/10/24.jpg?w=535படம்-2
அதன் பின்னர் விரியும் Accounts and Import என்ற(படம்-3) தாவியின் திரையில் Grant access to your account என்ற பகுதியை தேடிபிடிக்கவும் பின்னர் அதற்கு அருகிலுள்ள Add another account என்ற கட்டளையை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக.
 http://vikupficwa.files.wordpress.com/2011/10/31.jpg?w=535படம்-3
பிறகு தோன்றிடும் Grant access to your account என்ற (படம்-4)திரையில் E-mail address என்பதற்குஅருகிலுள்ள உரைபெட்டியில்  நம்முடைய மின்னஞ்சலை கையாளுவதற்கு அனுமதிப்பவருடைய மின்னஞ்சல் முகவரியைதவறின்றி தட்டச்சு செய்து Next Step என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்துசொடுக்குக
 http://vikupficwa.files.wordpress.com/2011/10/41.jpg?w=535படம்-4
அதன்பிறகு தோன்றிடும் Are you sure என்று (படம்-5)உறுதிசெய்யும் படி கோரும் திரையில் Send email to grant access. என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக
 http://vikupficwa.files.wordpress.com/2011/10/51.jpg?w=535படம்-5
 பின்னர்  Nett has granted you access to their Gmail account – accept or deny? என்றவாறு மின்னஞ்சல் கையாளும் உரிமையை மற்றவர்களுக்கு அனுமதிக்கின்றோமா என்ற (படம்-6)கோரிக்கைக்கு accept ,acceptஎன்று படத்திலுள்ளவாறு ஆமோதித்திடுக.
 http://vikupficwa.files.wordpress.com/2011/10/61.jpg?w=535படம்-6
அவ்வாறு நாம் ஆமோதித்தவுடன் நாம் அனுமதி அளித்தவருடைய மின்னஞ்சலின் பெயருடன் இந்த மின்னஞ்சலின் பெயரும் பட்டியலாக (படம்-7)வீற்றிருக்கும் இதன்பிறகு அவ்வாறு பரிந்துரை செய்தவர் Switch account என்ற பொத்தானை சொடுக்கி நம்முடைய மின்னஞ்சலை கையாளமுடியும்
 http://vikupficwa.files.wordpress.com/2011/10/71.jpg?w=535படம்-7
இவ்வாறான அனுமதியை தேவையில்லையெனில் Settings என்பதனுடைய Accounts and Imports என்ற தாவியின்திரைக்கு சென்று இந்தஅனுமதியை நீக்கம் செய்துவிடமுடியும்
பொதுவாக எந்தவொரு அலுவலகத்தில் பணிபுரிபவர்களும் ஜிமெயில் தவிர்த்த வேறு மின்னஞ்சல் சேவைகளைப் பயன்படுத்தவே ஆர்வம் காட்டிடுவர், ஏனெனில் ஜிமெயிலின் மின்னஞ்சலில் Subject பகுதியில் அம்மின்னஞ்சலின் உள்ளடக்க செய்தியையும் (message content) காட்டுவதால் அலுவலகத்தில் பிறர் முன்னிலையில் தத்தமது தனிப்பட்ட மின்னஞ்சலை உபயோகிப்பது சிரமமான செயலாகும்.
இந்த சினிபெட்(Snippet) என்ற வசதி மின்னஞ்சல்களை எளிதாகவும், விரைவாகவும் தொகுக்க உதவுகின்ற போதிலும், பொது இடங்களில் பயன்படுத்தும் பொழுது தனிமனித ரகசியங்கள் (privacy) பராமரிக்க முடியாமல் போய் விடுகிறது.
இது ஜிமெயிலின் இயல்புநிலைக் கூடுதல்செயல்வசதியகும் இதை விரும்பாதவர்கள் இதனை தேவைில்லையென நீக்கிவிடலாம்.
அதற்காக, ஜிமெயில் பயனர் கணக்கில் உள்நுழைந்து, “Settingsபக்கத்திற்குச் செல்க. அதில், “Generalஎன்ற தாவியின்திரையில் Snippets-ற்கு அடியில் இருக்கும் No snippets – Show subject only.என்பதைத் தெரிவுசெய்து Save Changes” என்றபொத்தானை சொடுக்கி மாற்றங்களைச் சேமித்துக்கொள்கGmail=>Settings=>General=>Nosnippets =>Save Changes=>
நமக்கு தினந்தோறும் குழுக்களிடமிருந்தும் நண்பர்களிடமிருந்தும் ஏராளமான அளவில் மின்னஞ்சல்கள் நம்முடையமின்னஞ்சல் பெட்டியில் மலைபோல வந்து குவிந்திருக்கும்  அவைகளுள் மிகமுக்கியமானதும் உடனடியாக கவணம் செலுத்தகூடியதும் ஆனவை எவையென தேடிபிடிப்பது கடற்கரை மணலில் தொலைந்துபோன குண்டூசியை தேடுவதற்கு ஒப்பான செயலாகும் இவ்வாறான சங்கடமான நிலையில் நமக்கு உதவுவதற்காக முன்னரிமை மின்னஞ்சல்பெட்டி (Priority Inbox)என்ற வசதியை ஜிமெயில் அளிக்கின்றது
http://vikupficwa.files.wordpress.com/2011/06/7.jpg?w=535இதனை(Priority Inbox) செயலுக்கு கொண்டுவருவதற்கு நம்முடைய ஜிமெயில் மின்னஞ்சல் திரையில் மேலே வலதுபுறம் உள்ள settings என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக. உடன் get through your mail faster : priority inbox Beta  என்றதிரை படத்திலுள்ளவாறு தோன்றும் அதில் show priority inbox என்ற வானொலி பொத்தானை தெரிவு செய்து கொண்டு save changes என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக
http://vikupficwa.files.wordpress.com/2011/06/8.jpg?w=535உடன் இந்த வசதி படத்திலுள்ளவாறு நம்முடைய மின்னஞ்சல் பெட்டியிலுள்ள மின்னஞ்சல்கள் அனைத்தையும் திரையில் important ,not important  ஆகிய இரண்டுவகையாக பிரி்த்து   காண்பிக்கின்றது .இவ்வாறு மிகமுக்கியமானவை முக்கியமற்றவை என இயல்பாக பிரிப்பதற்கு பதிலாக நாம்விரும்பியவாறும் வகைபடுத்தமுடியும் அதற்காக இந்த மின்னஞ்சல் பட்டியலின் வலதுபுறம்   என்றவாறு உள்ள  பொத்தான்களில் கூடுதல்குறி  பொத்தானை சொடுக்கி  important  பகுதியிலும் கழி்த்தல் குறி பொத்தானை சொடுக்கி  not important பகுதியிலும் மாற்றியமைத்து வகைபடுத்திகொள்ளமுடியும்
இதற்கு இரண்டு வழிகள் உள்ளன.
1.
மின்னஞ்சல்  தயார்செய்யும் திரையில் Attach a file என்ற  பொத்தான் ஒன்று இருக்கும். அதனை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக பின்னர் தோன்றிடும் திரையின் மூலம் நம்முடைய கணினியி லிருந்து  இணைக்க விரும்பும் படத்தை தேடி இம்மின்னஞ்ச லுடன் நம்மால் இணைக்க முடியும்.
2.
மின்னஞ்சலின் இடையில் ஒருசில இடங்களில் புத்தகங்களில் உள்ளது போல படங்களை இணைக்க விரும்பினால்மின்னஞ்சல் பெட்டியின் மேலே வலது புறத்தில் உள்ள settingsஎன்றபொத்தானை  தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் தோன்றிடும் திரையில் “Labs” என்ற பகுதிக்குச் செல்க. அங்கு “Inserting images” என்ற பகுதியின் Enable என்ற  தேர்வுசெய்பெட்டியை தெரிவு செய்துகொள்க. உடன் கணினியிலிருக்கும் படங்களை இணைப்பதற்கான குறும்படங்களுடன்கூடிய கருவிபட்டை ஒன்று திரையில் வந்தமர்ந்துவிடும்
http://vikupficwa.files.wordpress.com/2011/06/15.jpg?w=535இதன்பின்னர் அதிலுள்ள Insert image என்ற குறும்படத்தை தெரிவுசெய்து  சொடுக்கி கணினியிலிருக்கும் படங்களைில் தேவையானதை மின்னஞ்சலின் இடையே தேவையான இடத்தில் இணைத்து கொள்ளலாம்.இணையத்தில் இருக்கும் படங்கள் எனில்  அதன் URL-முகவரிமட்டும் Display images belowஅல்லது “Always display images from …” என்றவாறு தோன்றிடும் அதனை சொடுக்கி தேவையான படங்களை பெறமுடியும் ஆயினும் இம்மின்னஞ்சலில் படங்கள், உரைகள் சேர்த்து மொத்தம்  அம்மின்னஞ்சலின் அனுமதிக்கப் பட்ட நான்கு எம்பி என்ற வரையறையை தாண்டிவிடும்போது படங்களை இணைப்பதில் சிக்கல் எழும் அதனை தவிர்ப்பதற்கதாக அப்படங்களின் கொள்ளவை குறைப்பது நல்லது அதற்கான வழிமுறை
1.பொதுவாக டிஜிடல் படங்களானது 1 .2 மெகா பிக்செல் இருக்கும். ஆனால் வலைதளத்தில் இவை தெரிவதற்கு 80 to 110 KB அளவு இருந்தாலே போதுமானது.
அதனால் முதலில்  அவைகளினுடைய அளவை குறைப்பதற்கு அவைகளை PAINT என்ற பயன்பாட்டில்  திறந்து கொள்க பின்னர் மேலே கட்டளை பட்டையிலுள்ள IMAGE=>STRECH/SKEW=> என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து செயற்படுத்துக பின்னர் தோன்றிடும் திரையில் படத்தின் அளவை நாம் விரும்பியவாறு 30 % ஆக குறைத்துக் கொள்க. பின்னர்சிறிதாகும் படத்தை  மேலே கட்டளை பட்டையிலுள்ள save image as என்றகட்டளையை செயற்படுத்தி வேறொரு பெயரில் இந்த படத்தைசேமித்துக் கொள்க.
2.இவ்வாறு Paint-பயன்பாட்டில் படங்களை திறந்து கோப்புகளின் கொள்ளளவை குறைப்பதை விட எளிய வழியாகMicrosoft Office Picture Manager-பயன்பாட்டில் படத்தை திறந்து கொள்க.
மேலே கட்டளை பட்டையிலுள்ள Picture menu=> compress pictures=> என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக பின்னர் எந்தத் தேவைக்காக இக்கோப்பின் அளவை சுருக்க விழைகின்றோம் என்பதற்கான வாய்ப்புகள் வலது பக்கத் திரையில் தோன்றும். அதில் தேவையான வாய்ப்பை மட்டும் தெரிவுசெய்த பின் அதே பெயரிலும்  அல்லது File => Save As=> என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்தி வேறொருபெயரிலும் சேமித்துக்கொள்ளலாம்..
http://vikupficwa.files.wordpress.com/2011/06/16.jpg?w=535
3.
பிகாசா வலைதளத்தில் நம்முடைய  படங்களைப் பதிவேற்ற ம் செய்துவிட்டு அதனை இங்கேசுட்டி மூலம் பகிர்ந்து கொள்ளலாம்.
நமக்கு மற்றவர்களிடமிடருந்து பரிந்துரைத்து வரும் மின்னஞ்சல்களின் உள்ளடக்கங்களில்  ஒவ்வொரு வரியிலும் > > என்பன போன்ற குறியீடுகள் காட்சியளித்து நம்மை எரிச்சலுறச்செய்கின்றன இதனை  தவிர்க்கமுடியுமா என்றால் ஆம் பின்வரும் வழிமுறைகளை பின்னபற்றினால் முடியும்
முதலில் மின்னஞ்சலில் உள்ள இவ்வாறான உள்ளடக்கத்தை நகலெடுத்து எம்எஸ் நோட்பேடு அல்லது வேர்டில் ஒட்டி கொள்க பின்னர் Ctrl + F  என்றவாறு விசைகளை சேர்த்து அழுத்துக உடன் find & Replace என்ற உரையாடல் பெட்டியொன்று திரையில்  தோன்றும் அதில்  search for  என்ற பெட்டியில் இந்த > > குறியீட்டை உள்ளீடு செய்துகொள்க பின்னர் Replace withஎன்ற பெட்டியில் காலியாக விட்டிடுக அதன்பின்னர்  Replace All  என்ற பொத்தானை சொடுக்குக உடன் அனைத்து > > குறியீடுகளும் நீக்கம் செய்யப்பட்டுவிடும்  இப்போது மின்னஞ்சலின் உரை படிப்பதற்கு நன்றாக இருக்கும்